Résumé

Dans cette réunion, un intervenant explique une méthode de travail pour organiser les tâches dans un outil collaboratif. Il souligne l’importance d’avoir une approche cohérente dans l’équipe pour le classement et la priorisation des tâches. L’intervenant détaille comment utiliser les couleurs pour catégoriser les tâches : jaune pour les tâches moins urgentes, orange pour les tâches importantes, et rouge pour les tâches extrêmement prioritaires. Il met en garde contre une utilisation excessive du rouge. L’intervenant explique également comment visualiser les tâches par statut (en retard, déléguées, traitées) et par société cliente. L’objectif est d’améliorer l’efficacité du travail collaboratif et la visibilité sur les tâches de chacun.

Chapitres

Présentation de la méthode d’organisation des tâches

L’intervenant explique que cette méthode de travail permet d’éviter l’accumulation désordonnée de tâches. Toutes les tâches sont organisées sous l’onglet ‘Tâches’, classées par ordre chronologique, avec une visibilité sur ce qui est en retard.

Utilisation des couleurs pour catégoriser les tâches

L’intervenant détaille comment utiliser les couleurs pour trier les tâches. Il mentionne la possibilité de filtrer les tâches par couleur, permettant de voir uniquement les tâches rouges (très importantes), les tâches importantes, ou celles qui peuvent être laissées de côté.

Importance d’une méthode de travail commune

L’intervenant souligne l’importance d’adopter une méthode de travail commune pour tous les membres de l’équipe. Il explique que chacun ne devrait pas choisir sa propre signification pour les couleurs, car cela nuirait à l’harmonie du travail collaboratif.

Visualisation des tâches par société cliente

L’intervenant montre comment visualiser les tâches liées à une société cliente spécifique. Il explique qu’on peut voir les tâches de tous les membres de l’équipe pour cette société, soulignant l’importance d’une utilisation cohérente des couleurs pour une bonne compréhension des priorités.

Définition des codes couleur pour les tâches

L’intervenant définit clairement la signification des couleurs : jaune pour les tâches moins urgentes, orange pour les tâches importantes (à utiliser fréquemment), et rouge uniquement pour les tâches extrêmement importantes (à utiliser avec parcimonie).

Actions

1. L’équipe doit adopter une méthode commune pour l’utilisation des couleurs dans la catégorisation des tâches.

1. Utiliser le jaune pour les tâches qui peuvent attendre, l’orange pour les tâches importantes, et le rouge uniquement pour les tâches extrêmement urgentes.

1. Vérifier régulièrement les tâches associées à chaque société cliente pour assurer un suivi efficace.

1. Être vigilant dans l’utilisation des couleurs pour éviter toute confusion sur les priorités des tâches.