Résumé

Dans cette réunion, le présentateur explique comment utiliser un système de gestion des appels téléphoniques. Il présente différentes méthodes pour enregistrer les appels, créer des tâches associées, et gérer les suivis. Le système permet de noter des appels simples, de créer des tâches avec des rappels, d’antidater des appels, et de déléguer des suivis à d’autres collaborateurs. Le présentateur souligne l’importance de cet outil pour maintenir un historique précis des interactions avec les contacts, facilitant ainsi le suivi des dossiers et la collaboration entre collègues. Il mentionne également des fonctionnalités de sécurité et de priorisation des appels dans l’historique.

Chapitres

Enregistrement d’un appel simple

Le présentateur commence par expliquer comment noter un appel simple. Il faut d’abord se positionner sur la fiche du contact concerné, puis cliquer sur le bouton ‘créé’ pour un appel téléphonique. On peut spécifier si l’appel a été reçu ou émis. Cette méthode est présentée comme le cas le plus courant au quotidien.

Création d’une tâche associée à un appel

Le présentateur montre ensuite comment créer une tâche en même temps que l’enregistrement d’un appel. Il explique comment définir le niveau de priorité, programmer un rappel et configurer une alerte. Il insiste sur l’importance d’enregistrer à la fois la tâche et l’appel.

Antidatation d’un appel

Le troisième cas présenté est celui où l’on n’a pas eu le temps de noter l’appel immédiatement. Le présentateur explique comment antidater un appel pour respecter la chronologie, en changeant la date et l’heure de l’appel dans le système.

Délégation d’un suivi à un autre collaborateur

Le présentateur montre comment déléguer le suivi d’un appel à un autre collaborateur. Il explique comment choisir le collaborateur, définir la priorité de la tâche, et ajouter un commentaire pour fournir des informations supplémentaires.

Récapitulatif des fonctionnalités

Le présentateur fait un récapitulatif des différents exemples présentés, montrant comment les appels apparaissent dans l’historique avec leurs différentes caractéristiques (date, priorité, assignation, etc.). Il explique également comment modifier les dates des tâches après leur création.

Importance de l’historique des appels

Le présentateur souligne l’importance de l’historique des appels pour se remémorer les échanges passés et aider les collaborateurs dans le suivi des dossiers. Il explique que cet outil permet de partager efficacement les informations entre collègues.

Fonctionnalités de sécurité et de priorisation

Pour finir, le présentateur présente des fonctionnalités de sécurité permettant de rendre certains appels privés ou accessibles uniquement à un groupe spécifique de collaborateurs. Il montre également comment mettre en évidence un appel important dans l’historique pour le retrouver facilement plus tard.

Actions

1. Le présentateur recommande de toujours se positionner sur la fiche du contact avant de noter un appel.

1. Le présentateur conseille de ne pas oublier d’enregistrer la tâche et l’appel lors de la création d’une tâche associée à un appel.

1. Le présentateur suggère d’antidater les appels non notés immédiatement pour respecter la chronologie.

1. Le présentateur propose d’utiliser la fonction de délégation pour assigner des suivis à d’autres collaborateurs.

1. Le présentateur recommande d’utiliser les fonctionnalités de sécurité pour protéger les informations sensibles dans certains appels.

1. Le présentateur conseille d’utiliser la fonction de mise en évidence pour marquer les appels importants dans l’historique.